ビジネスシーンでは避けることができない電話応対
をメモしたいと思います。
この文章はかなり初心者向けです
社会人になったばかりとかの人に役に立てるかなと思います。
じゃあ、早速、
→入電
２～３コール 「はい、(会社名)です。」
４コール以上 「お待たせいたしました。(会社名)です。」
→相手が名乗る、○○さんいますか？
「いつもお世話になっております。」
（この時、会社名、名前、電話番号、電話がかかってきた時間をメモ）
→→社内にいる場合
「○○ですね、少々お待ちください。」
→→社内にいない場合
- すぐ戻ってくるとき
「申し訳ございません。○○はただいま席を外しております。」 - 外出中
「申し訳ございません。○○はただいま外出しております。」 - 会議中
「申し訳ございません。○○はただいま会議中です。」 - 電話中
「申し訳ございません。○○はただいま他の電話に出ております。」 - 出張中
「申し訳ございません。○○は出張のため終日不在です。」 - 外出してそのまま帰宅しちゃうとき
「申し訳ございません。○○は外出いたしまして、今日会社には戻らない予定です。」
→お客様の返答
→→またかけます。
「かしこまりました。申し伝えます。」
→名前が聞き取れなかった時、再度聞いてください
「恐れ入りますが、念のためにもう一度お名前と連絡先のお電話番号を教えていただけますでしょうか。」
→→折り返し電話して欲しい
「かしこまりました。恐れ入りますが、念のためにもう一度お名前と連絡先のお電話番号を教えていただけますでしょうか。」
→確認
「確認のため、繰り返させていただきます。000-000-000(メモした電話番号)△△会社◇◇様、折り返しお電話するよう○○に申し伝えます。」
→電話を切る時
「失礼いたします。」
※何か質問されたり、ちょっと難しかったりした時、焦らず一旦保留しましょう
「確認いたしますので、少々お待ちください。」
※取引先以外の電話（営業電話っぽい時）
「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？」
（用件を聞く。会社名、電話番号をメモ）
「確認いたしますので、少々お待ちください。」
（一旦保留にして、どの対応をするか決める）
「申し訳ありませんが、一切お断りするように言われております。」
（ガチャ）
